Im ersten Teil dieser Beschreibung habe ich darauf hingewiesen, welche Auswirkungen es hat, mit Microsoft Word erstellte Dokumente als doc- oder docx-Datei an andere Personen zu übermitteln. (z.B. im Anhang von eMails zu versenden)
In diesem Teil will ich nun zeigen, wie man es richtig macht und Dokumente übermittelt, die Ihren Zweck beim Empfänger erfüllen.
Die Entscheidung, welches Format für den entsprechenden Anwendungsfall der Richtige ist, ist recht einfach an einigen wenigen Kriterien zu erkennen:
Reicht einfacher unformatierter Text? Werden mehr oder weniger reichhaltige Formatierungen benötigt? Muss das Dokument in der Erscheinung beim Empfänger genauso dargestellt werden, wie es beim Verfasser dargestellt wird? Soll der Empfänger den Text weiterbearbeiten oder nur lesen?
- Möchten Sie reinen unformatierten Text versenden, ohne Fettdruck, Kursivschrift, Schriftartwechsel, etc. so ist das Anhängen eines Dokuments an eine eMail mehr Arbeit, als nötig ist. Verfassen Sie den Text direkt als eMail oder kopieren Sie den Text aus Ihrer Textverarbeitung mittels „Kopieren und Einfügen“ direkt in die Mail. Das ist die einfachste Methode und de Empfänger kann den Text, wiederum durch „Kopieren und Einfügen“ in dem Textverarbeitungsprogramm seiner Wahl, weiterbearbeiten.
- Benötigen Sie einfache Formatierungen wie Hervorhebungen, verschiedene Schriftarten und -größen, Text- oder Hintergrundfarben, dann verwenden Sie in Ihrem eMail-Programm den Modus „HTML-Formatierung“. Selbstverständlich können Sie auch ein Dokument mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm erstellen, „als WebSeite“ abspeichern und als Anhang versenden.
- Benötigen Sie mehr und verbesserte Formatierungselemente und das Dokument soll weiter zu bearbeiten sein, dann Erstellen Sie Ihr Dokument mit Ihrer Textverarbeitung und speichern es im Rich-Text-Format (.rtf) Dies ist ein offen gelegtes Format und wird hierdurch von allen Textverarbeitungsprogrammen „verstanden“ und dargestellt.
- Möchten Sie ein Dokument erstellen, das überall exakt so dargestellt wird, wie es bei Ihnen dargestellt wird? Die gleiche Darstellungsweise soll sowohl im Ausdruck als auch am Bildschirm erhalten bleiben? Dann ist das PDF-Format die beste Wahl. PDF-Dokumente (PortableDocumentFormat) sind dafür geschaffen, auf allen Medien immer gleich auszusehen. PDF-Dokumente werden in einem sogenannten PDF-Reader dargestellt. Dieses Programm zum Anzeigen der PDF-Dokumente gibt es für alle Plattformen und Betriebssysteme kostenlos zum Download.
Der Nachteil: Sie benötigen eine Software um PDF-Dokumente zu erzeugen und PDF-Dokumente sind nicht weiter zu bearbeiten.
Fazit:
Dokumente zur weiteren Bearbeitung erstellt und übermittelt man am besten als RTF-Datei. Wenn es auf die exakt gleiche Darstellung, unabhängig vom Medium, ankommt ist das PDF-Format die erste Wahl. Die Nachteile, dass Programme zur Erstellung und Darstellung benötigt werden, überwiegt dieser Vorteil bei weitem.