Viele Unternehmen nutzen das Internet intensiv zur Verrichtung der täglichen Aufgaben: Recherchen im Web, Google Maps für die Orientierung und Routenplanung, Wikipedia für Informationen, Bestellungen bei Lieferanten auf deren Websites oder deren Webshops aufgeben, eigene Websites aktualisieren und mit Informationen für Interessenten und Kunden „füttern“ und eigene Webshops betreiben, in dem die eigenen Kunden bestellen und allem voran Mails für die tägliche Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten.
Den wenigsten „nicht IT-Fachleuten“ in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist bekannt, dass das Internet viel mehr kann und damit die Unternehmer und deren Mitarbeiter viel mehr bei der täglichen Arbeit unterstützen kann.
Einige Beispiele:
- Tastatur, Maus und Bildschirm des Büroarbeitsplatzes „nach Hause holen“
- Smartphone mit dem Büro-PC synchronisieren
- Kalender (Termine)
- Kontakte immer zu Hand – auch auf dem neuen Handy
- eMails auf dem Smartphone
- Datensicherung in „andere Brandschutz-Zone“
Der PC im Büro ist meist optimal auf die eigen Bedürfnisse eingerichtet. Alle Software, die man bei der täglichen Arbeit benötigt, ist installiert – alle relevanten Daten liegen auf der Festplatte des Büro-PCs oder auf dem kleinen Server im Firmen-LAN. Möchte man nun am Abend oder am Wochenende noch schnell etwas „zu Ende machen“, so nimmt man den PC zu Hause oder sein Notebook und – bemerkt nach kurzer Zeit das dies und das fehlt, was man eigentlich benötigt, aber nur auf dem Büro-PC hat. „Satz mit X – war wohl nix…“
Mit einfachsten Mitteln kann man, eine Internet-Anbindung im Büro und zu Hause vorausgesetzt, sich die Tastatur, die Maus und den Bildschirm des Büroarbeitsplatzes „nach Hause holen“ – also auf den PC zu Hause oder das mitgenommene Notebook umleiten. Ist die Verbindung hergestellt, arbeitet man mit der Tastatur und Maus zu Hause auf dem PC im Büro. Auch der Bildschirm des Bürocomputers wird auf den Bildschirm zu Hause umgeleitet und man kann alles machen, was man auf dem Computer im Büro auch machen könnte. Beim Drucken kann man sich sogar entscheiden, ob man den Drucker im Büro ansteuert oder das gedruckte Dokument aus dem Drucker zu Hause ausgeworfen werden soll.
Investitionskosten: 0,00 EUR bis 100,00 EUR (je nach vorhandener Ausrüstung)
Dienstleistungsaufwand für einen Techniker: ca. 1 bis 2 Stunden einmalig
Laufende Kosten: Keine (ausser evtl. den zusätzlichen Strom, den der PC im Büro verbraucht, da er nicht ausgeschaltet werden darf)
Das Schöne an den alten ledergebunden Terminkalendern war, dass man sie immer bei sich trug – im Büro wie auch auf Aussenterminen wusste man zu jeder Zeit, wann welche Termine gebucht waren und wann man noch Zeit für einen weiteren Termin hatte. Im Zeitalter der Computer trägt man seine Termine in den „Outlook-Kalender“ ein oder führt seinen Kalender im Smartphone. Ist man unterwegs, ist die Smartphonevariante besser, im Büro eher die „Outlook-Variante“. Mit minimalem Aufwand lässt sich beides verbinden: Einträge im Outlook-Kalender erscheinen wie von Geisterhand auf dem Smartphone und erinnern auch unterwegs an den anstehenden Termin und Einträge im Smartphone-Kalender erscheinen vollautomatisch im Outlook.
Wer kennt es nicht: Handy verloren oder kaputt – alle Telefonnummern (Kontakte) weg. Man ist unterwegs und benötigt dringend eine Telefonnummer, die man in seinen Outlook-Kontakten eingetragen hat. Wie die Synchronsierung des Kalenders, funktioniert es auch mit Kontakten. Eingetragen im Outlook – sofort auf dem Smartphone und umgekehrt. Neue Smartphone – Zugangsdaten eingeben und alle Kontakte sind wieder da.
Das ist nichts Neues – hat doch jeder. Ja stimmt. Wenn man aber eine eMail auf dem Smartphone beantwortet, dann hat diese Antwort noch lange nicht jeder im Outlook unter den „Gesendeten Objekten“.
Investitionskosten: Keine
Dienstleistungsaufwand: ca. 0,5 Stunden
Laufende Kosten: 0,00 EUR – 10,00 EUR / Monat (je nach Mailserver oder -Provider)
Kleine Unternehmen haben (unter anderem) ein Problem mit der Datensicherung: Wird eine Datensicherung „automatisch“ durchgeführt, dann meist auf USB-Festplatten oder Bänder. Eine solche Datensicherung hilft aber im Fall eines Brandes nur, wenn die Datensicherung nicht wie der PC, das Notebook oder der Server auch Opfer des Feuers wird. Die Sicherungsmedien müssen also in eine andere Brandschutz-Zone – und bei der nächsten Sicherung auch zurück transportiert werden. Bei der Sicherung auf USB-Festplatten ist es besonders wichtig: Auch eine Überspannung kann PC, Server und Co. inkl. der angeschlossenen Sicherungsplatte „auf einmal“ zerstören. Dann hilft die beste Sicherung nichts.
Was spricht dagegen, die Datensicherung nachts auf dem heimischen PC des Unternehmers zu machen. Man bezahlt Internet-Verbindungen für 24 Stunden – nutzt sie meist nur 10 – 12 Stunden / Tag. Damit ist die Wahrscheinlichkeit eines Brandes und einer Überspannung an beiden Standorten gleichzeitig auf (fast) Null reduziert und man spart sich das lästige „Hin- und Hertragen“ der Festplatten oder Bänder.
Investitionskosten: Keine bis 500,00 EUR (je nach vorhandener DaSi-Software)
Dienstleistungsaufwand: ca. 2 – 5 Stunden
Laufende Kosten: Keine